Informativa privacy clienti e fornitori

Valli Granulati S.r.l. tratta i dati personali delle persone con cui entra in contatto nella gestione dei propri rapporti commerciali. Questa informativa spiega quali dati trattiamo, per quali scopi, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti hanno le persone interessate.

1. A chi si rivolge

clienti e fornitori, anche potenziali, che sono persone fisiche, ditte individuali o liberi professionisti;
titolari, legali rappresentanti, dipendenti, collaboratori e referenti di clienti e fornitori costituiti in forma di società o ente;
autisti, trasportatori e personale di appaltatori o fornitori che accedono al nostro stabilimento;
persone che ci contattano o che ci lasciano i propri recapiti professionali in occasione di fiere, incontri o richieste di informazioni.

2. Titolare del trattamento e contatti

Titolare del trattamento è VALLI GRANULATI S.R.L., Via Selva 20, 24060 Zandobbio (BG), Partita IVA e Codice Fiscale 01624170161, tel. +39 035 940249, PEC valligranulati@pec.it.

Per qualsiasi questione relativa ai dati personali è possibile scrivere al referente interno per la privacy all’indirizzo privacy@valligranulati.it.

Il Titolare non ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i casi in cui la nomina è obbligatoria (art. 37 GDPR).

3. Quali dati trattiamo

Dati identificativi e di contatto: nome e cognome, azienda di appartenenza, ruolo o qualifica, indirizzo, telefono, e-mail.
Per ditte individuali, professionisti e privati: codice fiscale, partita IVA, indirizzo di sede o di residenza, dati bancari e di pagamento, dati di fatturazione, eventuale iscrizione ad albi o registri.
Dati relativi al rapporto commerciale: richieste, offerte, ordini, contratti, documenti di trasporto, documenti doganali, fatture, pagamenti, corrispondenza.
Per i mezzi che accedono allo stabilimento: targa del veicolo, dati di pesatura e, quando riportato nei documenti di trasporto, il nominativo dell’autista.
Per appaltatori e fornitori che operano presso lo stabilimento: la documentazione richiesta dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro, ad esempio DURC, elenco del personale impiegato, attestati di formazione e, ove previsto, il solo giudizio di idoneità alla mansione, senza alcuna informazione diagnostica.
Immagini riprese dall’impianto di videosorveglianza, per chi accede alle aree videosorvegliate (paragrafo 10).
Dati tecnici delle comunicazioni elettroniche scambiate con noi (ad esempio indirizzi e-mail, data e ora dei messaggi), trattati dai sistemi di sicurezza e di archiviazione della posta.

Non trattiamo dati relativi a condanne penali e reati, salvo che ciò sia richiesto da una norma di legge e nei limiti da essa previsti.

4. Da dove provengono i dati

I dati ci sono forniti direttamente dalla persona interessata oppure dal cliente o fornitore per cui lavora, ad esempio quando ci indica un referente, un autista o il personale che opererà presso di noi. Possono inoltre provenire da fonti pubblicamente accessibili (registro delle imprese, albi professionali, siti web aziendali) e da soggetti coinvolti nell’esecuzione della fornitura, come vettori e spedizionieri.

5. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione

Finalità	Base giuridica	Conservazione
A. Gestione del rapporto precontrattuale e contrattuale: richieste di offerta, preventivi, ordini, produzione e consegne, carico, scarico e pesatura dei mezzi, assistenza e reclami, qualifica e valutazione dei fornitori nell’ambito del sistema di gestione per la qualità.	Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b), quando l’interessato è egli stesso cliente o fornitore. Negli altri casi, legittimo interesse del Titolare a gestire il rapporto con l’impresa per cui l’interessato opera (art. 6.1.f).	Durata del rapporto e 10 anni dalla sua cessazione.
B. Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e doganali: fatturazione, anche elettronica tramite il Sistema di Interscambio, contabilità, pagamenti, conservazione dei documenti, pratiche doganali e di esportazione, verifiche della revisione legale e dell’organo di controllo.	Obbligo di legge (art. 6.1.c).	10 anni dall’ultima registrazione (art. 2220 c.c.) o il maggior termine previsto dalla normativa fiscale o doganale.
C. Sicurezza sul lavoro negli appalti e accesso allo stabilimento: verifica dell’idoneità tecnico-professionale, cooperazione e coordinamento, DUVRI, gestione degli accessi.	Obbligo di legge (art. 6.1.c; art. 26 D.Lgs. 81/2008). Per il giudizio di idoneità: art. 9.2.b.	Durata dell’appalto e 10 anni dalla sua conclusione.
D. Tutela dei diritti: gestione di insoluti e solleciti, recupero crediti, contestazioni e contenziosi.	Legittimo interesse a tutelare i propri diritti (art. 6.1.f; per eventuali dati particolari art. 9.2.f).	Fino alla definizione della questione; in caso di contenzioso, per tutta la sua durata e fino alla scadenza dei termini di impugnazione.
E. Comunicazioni commerciali ai clienti: invio per e-mail di informazioni su prodotti e servizi analoghi a quelli già acquistati.	Legittimo interesse (art. 6.1.f) e art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003. Il cliente può opporsi in ogni momento, anche tramite il collegamento presente in ogni messaggio.	Fino all’opposizione e comunque non oltre 24 mesi dall’ultimo ordine.
F. Contatti con potenziali clienti e fornitori: risposta a richieste di informazioni e ricontatto professionale delle persone conosciute in fiere o incontri che ci hanno lasciato i propri recapiti.	Misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b) o legittimo interesse a sviluppare rapporti commerciali (art. 6.1.f). Newsletter e comunicazioni promozionali sono inviate ai potenziali clienti solo con il loro consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento.	24 mesi dall’ultimo contatto; in caso di consenso, fino alla revoca.
G. Sicurezza dei sistemi informatici e dei beni aziendali: protezione della posta elettronica da spam e malware, registrazione degli eventi di sicurezza, copie di backup, archiviazione della corrispondenza, videosorveglianza.	Legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi e alla tutela del patrimonio aziendale (art. 6.1.f); obbligo di adottare misure di sicurezza adeguate (art. 32 GDPR).	Corrispondenza commerciale: 10 anni (art. 2220 c.c.). Log e backup: per i tempi stabiliti dalle procedure interne. Immagini: come da informativa sulla videosorveglianza.

Alla scadenza dei termini indicati i dati vengono cancellati o resi anonimi.

6. Obbligo o facoltà di fornire i dati

Il conferimento dei dati per le finalità A, B e C è necessario: senza questi dati non è possibile instaurare o eseguire il rapporto, né adempiere agli obblighi di legge. Il consenso a ricevere comunicazioni promozionali (finalità F) è facoltativo e il rifiuto non ha conseguenze sul rapporto.

7. Come trattiamo i dati

Il trattamento avviene con strumenti cartacei e informatici, adottando misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi (art. 32 GDPR). I dati sono trattati da personale autorizzato e istruito dal Titolare, ciascuno per quanto di competenza: uffici commerciale, amministrazione, acquisti, logistica e spedizioni, qualità, sicurezza e sistemi informativi.

Non vengono prese decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 22 GDPR).

8. A chi comunichiamo i dati

Per le finalità indicate, i dati possono essere comunicati a:

amministrazione finanziaria, Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, altre pubbliche amministrazioni e autorità, anche giudiziarie, quando previsto dalla legge;
banche e istituti di pagamento, per incassi e pagamenti;
vettori, corrieri, spedizionieri e doganalisti, scelti dal Titolare o dal cliente secondo la resa pattuita;
consulenti fiscali, legali e del lavoro, società di revisione e organo di controllo, ente di certificazione del sistema qualità, compagnie di assicurazione;
altri clienti o fornitori, in via occasionale e solo quando serve per eseguire la fornitura, ad esempio i recapiti dell’autista per coordinare una consegna;
soggetti coinvolti in operazioni societarie straordinarie (fusioni, scissioni, conferimenti o cessioni d’azienda), nei limiti necessari.

Questi soggetti trattano i dati come titolari autonomi del trattamento.

Il Titolare si avvale inoltre di fornitori che trattano dati per suo conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), vincolati da un accordo scritto: fornitori di software gestionale, di servizi di posta elettronica e cloud, di sicurezza e archiviazione della posta, di posta elettronica certificata, di hosting del sito web, di assistenza e manutenzione dei sistemi informatici. L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta a privacy@valligranulati.it.

I dati non sono diffusi.

9. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Se il cliente o il fornitore ha sede fuori dallo Spazio economico europeo (SEE), i dati necessari all’esecuzione del contratto sono comunicati alla controparte e, se occorre, a vettori, spedizionieri e autorità doganali del Paese di destinazione. Se per quel Paese non esiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea, il trasferimento avviene in quanto necessario all’esecuzione del contratto con l’interessato o con l’impresa per cui opera (art. 49, par. 1, lett. b e c, GDPR).

Alcuni fornitori di servizi informatici possono trattare dati anche fuori dal SEE. In tal caso il trasferimento si basa su una decisione di adeguatezza, compreso l’EU-U.S. Data Privacy Framework per le società aderenti, oppure sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR). Informazioni su queste garanzie si possono chiedere a privacy@valligranulati.it.

10. Videosorveglianza

Alcune aree dello stabilimento sono videosorvegliate per la tutela del patrimonio aziendale e la sicurezza delle persone. Le aree sono segnalate da appositi cartelli. L’informativa completa sulla videosorveglianza è disponibile presso la sede e su richiesta.

11. Diritti degli interessati

Ogni interessato può esercitare i seguenti diritti:

accesso ai propri dati (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17) e limitazione del trattamento (art. 18);
portabilità dei dati forniti (art. 20), quando il trattamento si basa sul contratto o sul consenso ed è effettuato con mezzi automatizzati;
opposizione (art. 21) ai trattamenti basati sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare, e all’invio di comunicazioni commerciali, in qualsiasi momento e senza dover fornire motivazioni;
revoca del consenso, in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste si inviano a privacy@valligranulati.it oppure con raccomandata A/R alla sede del Titolare. Rispondiamo entro un mese, termine prorogabile di due mesi nei casi complessi (art. 12 GDPR).

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o di rivolgersi all’autorità giudiziaria.

12. Informazione al personale di clienti e fornitori

Chiediamo ai clienti e ai fornitori che ci comunicano dati del proprio personale o dei propri collaboratori di portare questa informativa a loro conoscenza.

13. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è pubblicata sul sito www.valligranulati.it.

Informativa sul trattamento dei dati personali di clienti e fornitori